Kündigungsschreiben – Wie muss eine wirksame Kündigung aufgebaut sein?

Wer eine Arbeitnehmerkündigung verfasst, muss ein paar Grundregeln und Formvorschriften einhalten, damit diese auch wirksam ist. Zum genauen Inhalt und dem Aufbau des Kündigungsschreibens findest Du hier die wichtigsten Hinweise. Mit diesen Tipps ist es gar nicht so schwer, eine Kündigung zu verfassen.

Aufbau des Briefkopfs

Auch wenn du die Kündigung nicht als Brief abgibst, sondern handschriftlich unterschrieben als Mailanhang versendest, benötigst du aus formellen Gründen einen Briefkopf. Der Briefkopf des Kündigungsschreibens muss sowohl die Absenderadresse wie auch die Empfängeradresse enthalten. Sollte es sich beim Arbeitgeber um einen großen Konzern handeln, ergibt es Sinn, die zuständige Abteilung mit in die Adresse zu nehmen. Dazu kommt bei sehr großen Unternehmen oft eine Personalnummer, die ebenfalls mit unter den Absendernamen sollte. Der Absender steht über dem Empfänger.

Datum

Das Datum oben rechts ist von höchster Relevanz, denn es legt fest, wann genau die Kündigungsfrist beginnt. Für ein fristgerechtes Ausscheiden aus dem Unternehmen, muss die Kündigung pünktlich verfasst worden und dann auch eingegangen sein.

Betreff

Der Betreff sollte aussagekräftig und klar formuliert sein. Jedes offizielle Dokument erfordert einen ordentlichen Betreff. Das Wort „Kündigung“ ist daher im besten Fall enthalten. Es empfiehlt sich, kurz aufzulisten, dass Du Dein Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen kündigst.

Anhand der typischen W-Fragen kannst Du Dich ganz gut orientieren, was alles Sinn ergibt für eine aussagekräftige Betreffzeile:

• Was? – Kündigung des Arbeitsverhältnisses
• Wem/Wen? – …mit der Musterbetrieb GmbH
• Wann? – …zum nächstmöglichen Zeitpunkt (ist aber eher optional)

Adressat

Der Adressat des Kündigungsschreibens muss ebenso klar benannt sein. Eine allgemeine Anrede wie “Sehr geehrte Damen und Herren” bietet sich daher nicht an. Du richtest Dich am besten an die zuständige Person (Deinen Vorgesetzten) oder jemanden aus der Personalabteilung.

Kündigungserklärung

Dies ist der wichtigste Teil des gesamten Kündigungsschreibens und muss eindeutig und unmissverständlich den Kündigungswillen zum Ausdruck bringen. Schreibe hier niemals im Konjunktiv („Ich würde gerne kündigen.“), sondern drücke Dich klar aus („Ich kündige hiermit.“) und nenne auch ein Austrittsdatum.

Beispiele:

• „Hiermit kündige ich das bestehende Arbeitsverhältnis fristgerecht zum Datum einfügen.”
• „Hiermit kündige ich den bestehenden Arbeitsvertrag ordnungsgemäß zum nächstmöglichen Termin.”

Komplett auf der sicheren Seite bist Du, wenn Du das Austrittsdatum selber noch einmal in das Kündigungsschreiben schreibst. Eine Begründung für Deine Kündigung brauchst Du bei einer ordentlichen Kündigung nicht wirklich. Sie basiert auf einer freiwilligen Basis. Solltest Du einen Grund nennen wollen, ist es nicht der richtige Zeitpunkt mit dem Arbeitgeber abzurechnen. Als Kündigungsgründe können neutrale Erklärungen abgegeben werden, wie zum Beispiel:

• „Ich habe mich aus beruflichen Gründen dazu entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“
• „Aufgrund von fehlenden Perspektiven der Weiterentwicklung, habe ich mich dazu entschlossen, mich Ein Kündigungsschreiben zu verfassen bietet also einige Stolpersteine. Aber viele Seiten bieten auch gut ausgearbeitete Kündigungsvorlagen an, die du mit den nötigen Punkten hier vergleichen kannst.umzuorientieren.“
• „Leider entspricht das Aufgabenfeld meiner Arbeitstätigkeit nicht meinen Vorstellungen, weshalb ich einen neuen beruflichen Weg einschlagen möchte.“

Wenn Du mit Deinem Arbeitgeber ein gutes Verhältnis hattest, spricht nichts dagegen, auch eine Danksagung mit in das Kündigungsschreiben einzufügen. Weiterhin in Kontakt zu bleiben und ein großes Netzwerk aufzubauen, ergibt für viele Arbeitnehmer Sinn. Daher ist es respektvoll, einen kurzen Satz wie:

• „Ich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit und die Erfahrungen, die ich im Unternehmen sammeln durfte. Ich wünsche weiterhin nur das Beste.“
• „Ich habe bei … viel Fachliches lernen dürfen und schöne Erfahrungen gemacht. Für diese Zusammenarbeit bedanke ich mich.“

anzuschließen.

Optional, aber empfehlenswert ist zudem die Bitte nach einer Empfangsbestätigung. Das Empfangsdatum versichert Dir, dass die Kündigungsfrist ordentlich eingehalten wurde und Du pünktlich zum Austrittsdatum das Unternehmen verlassen kannst. Dazu reicht es, zu schreiben:

• „Ich bitte Sie hiermit, auch mir eine schriftliche Empfangsbestätigung über den Erhalt der Kündigung zukommen zu lassen.“

In kleineren Unternehmen kannst Du auch selbst zum HR-Management gehen und Dir auf einer Kopie des Kündigungsschreibens einen Empfangsstempel geben lassen. Wenn du im Home Office arbeitest, bietet sich die Versendung der Kündigung als Brief an. 

Anfragen für ein Arbeitszeugnis

Besondere Anfragen wie die Bitte nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis oder einem Empfehlungsschreiben, das heutzutage gerne als Referenz auf LinkedIn oder anderen Jobplattformen veröffentlicht wird, sollten in den letzten Absatz des Kündigungsschreibens. Jede Arbeitnehmer*in hat ein Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis (sogar wenn für den Arbeitgeber nicht die erforderliche Leistung erbracht wurde). Da solch ein Dokument meist etwas Zeit in Anspruch nimmt, ist es sinnvoll, es gleich mit der Kündigung anzufragen. Für Arbeitnehmer im kreativen Bereich bietet es sich auch an, selbst kreierte Designarbeiten absegnen zu lassen und in ein Portfolio aufzunehmen.

Grußformel und Unterschrift

Jedes Kündigungsschreiben muss händisch unterzeichnet werden, um wirksam zu sein. Auf einen Bleistift solltest Du durch die leichte Möglichkeit des Wegradierens verzichten. Die einfachsten Grußformeln sind das klassische „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit besten Grüßen“.

Dieser Aufbau garantiert Dir ein ordentliches Kündigungsschreiben, das rechtswirksam eingereicht werden kann. Aber Achtung: Eine schriftlich eingereichte Kündigung kann dann auch nicht mehr einfach so rückgängig gemacht werden. Bei Unsicherheiten (beispielsweise, wenn der neue Arbeitgeber den Vertrag noch nicht unterschrieben hat), solltest Du warten, aber eventuell schonmal ein Gespräch mit der HR-Abteilung führen. Wenn Kündigungsfristen sehr lang sind, besteht auch immer noch die Möglichkeit, sich einen Aufhebungsvertrag erstellen zu lassen.

Ein Kündigungsschreiben zu verfassen bietet also einige Stolpersteine. Aber viele Seiten bieten auch gut ausgearbeitete Kündigungsvorlagen an, die du mit den nötigen Punkten hier vergleichen kannst.