Was kann man bei Personalmangel tun? Personen sitzen am Tisch und planen.

Personalmangel bedeutet, dass Sie in Ihrem Unternehmen zu wenig Mitarbeitende beschäftigt haben, um Ihre betrieblichen Ziele zu erreichen. Die Folgen eines dauerhaften Personalmangels wirken sich auf die Arbeit der Belegschaft aus. Die Kollegschaft setzt sich mit einem erhöhten Zeitdruck auseinander und ist ständig überarbeitet. Mit der sinkenden Motivation geht auch die Arbeitsleistung zurück. Doch was können Unternehmen gegen einen Personalmangel tun?

Stellen Sie in Ihrem Unternehmen einen Fachkräftemangel fest, ergreifen Sie Maßnahmen, um das Manko von überarbeiteten und unmotivierten Kolleg*innen auszugleichen. Hierzu zählt z. B. die Bindung von Fach- und Führungskräften mit Benefits und anderen Vorteilen.

In diesem Text erfahren Sie, aus welchen Gründen es zu einem Fachkräftemangel in Ihrem Unternehmen kommt, wie Sie diesen erkennen und wie Sie ihn mit einer nachhaltigen und strategischen Personalplanung ausgleichen.

Welche Gründe gibt es für einen Personalmangel in Ihrem Unternehmen?

Die Gründe für einen Mangel an Mitarbeitenden sind oft sehr vielfältig. Als eine Ursache gilt der Wandel des demografischen Faktors. Dies bedeutet, dass mehr Arbeitnehmende das Renteneintrittsalter erreichen, als Auszubildende einen Beruf ergreifen. Dies liegt daran, dass die Bürger*innen immer älter werden und zu wenig Schulabgänger*innen in das Berufsleben starten.

Die Gründe für einen Personalmangel können aber auch direkt in Ihrem Unternehmen bestehen. Fühlen sich Ihre Mitarbeitenden nicht mehr wohl, weil sie feststellen, dass Sie Ihre Leistungen nicht anerkennen oder sie in dem Betrieb keine Möglichkeit haben, um eine berufliche Karriere auf den richtigen Weg zu bringen, beenden sie schlimmstenfalls das Arbeitsverhältnis. Auch Auftragsspitzen können dazu führen, dass das Team nicht genug Kapazitäten hat die zusätzlichn Aufgaben zu bewältigen.

Andere interne Gründe für einen Personalmangel zeichnen sich dadurch ab, dass die Mitarbeitenden in dem Unternehmen unter einem schlechten Betriebsklima leiden oder Arbeitgebende sie nicht leistungsgerecht vergüten.

Zumindest den internen Gründen eines Personalmangels können Sie mit den entsprechenden Maßnahmen vorbeugen. Denn ein sich aufbauender Fachkräftemangel wirkt sich nachhaltig negativ auf die Menschen aus, die Ihnen vorerst weiterhin die Treue halten.

Wie wirkt sich ein Personalmangel auf die Belegschaft aus?

Beugen Sie nicht rechtzeitig einem Mangel an Personal vor, kann dies schnell zu negativen Folgen für Ihr gesamtes Unternehmen führen. Fallen Kolleg*innen infolge einer längeren Erkrankung oder aufgrund einer Kündigung aus, delegieren Sie den betreffenden Aufgabenbereich an die anderen Mitarbeitenden. Weil diese die zusätzliche Belastung neben ihrer regulären Tätigkeit verrichten, entsteht ein Zeitdruck, der sich letztlich auch auf die Motivation der Mitarbeitenden überträgt.

Unmotivierte Mitarbeitende beeinflussen Ihre betriebliche Unternehmensorganisation oftmals negativ. Sie verweigern nicht nur die Arbeit, die sie nach Ihrem Vertrag zu leisten haben: Im Extremfall entwickeln sie sich zu Nörglern, die ihre Kollegschaft mit schlechter Laune anstecken und Unfrieden verbreiten. Ihr Ziel darf es aber nicht sein, diese Mitarbeitenden um jeden Preis aus dem Kollegenkreis zu entfernen. Entwickeln Sie stattdessen Maßnahmen, um die Motivation der Belegschaft wieder zu steigern.

Wie lässt sich ein Mangel an Personal vorausschauend erkennen?

Der Mangel an Personal lässt sich mit einer strategischen Personalplanung identifizieren. Denn wenn Sie als verantwortliche Führungskraft in der Personalabteilung genau wissen, wie viele Mitarbeitende Sie benötigen, um einen Kundenauftrag zu erledigen oder ein geplantes Projekt durchzuführen, lässt sich ein Mangel an Personal vorausschauend vermeiden.

Wichtig für Sie ist, die Motivation der Kollegschaft anzusprechen. Dieses Ziel erreichen Sie, indem Sie ihnen verantwortungsvolle Aufgabenbereiche übertragen, sie leistungsgerecht vergüten und ihnen mit Benefits weitere Vorteile verschaffen.

Eine Person schreibt in einen Taschenkalender.

Die Personalplanung: ein Weg zur Vermeidung von Personalmangel

Eine solide Personalplanung setzt voraus, dass Sie als verantwortliche Person in einer Personalabteilung den Einsatz des Personals planen, der dem Unternehmen kurz-, mittel- und langfristig zur Verfügung steht. Diese Vorgabe lässt sich auf den folgenden Wegen erreichen:

  • Rechtzeitige Personalplanung
  • Flexible Personalplanung
  • Transparente Kommunikation
  • Optimieren der Personalplanung

Rechtzeitige Personalplanung

Beginnen Sie rechtzeitig mit der Personalplanung, damit Ihre Mitarbeitenden frühzeitig wissen, welche Tätigkeiten bis zu welchem Termin fertigzustellen sind. Die rechtzeitige Personalplanung unterstützt die Motivation der Belegschaft, da sich die Kolleg*innen ihre Arbeit besser einteilen können.

Flexible Personalplanung

Streben Sie eine flexible Personalplanung an, um auch nicht vorhersehbare Ereignisse zu berücksichtigen. Führen Sie in Ihrem Unternehmen z. B. eine flexible Arbeitszeit ein, reduzieren Sie ein ständiges Zuspätkommen der Kollegschaft.

Transparente Kommunikation

Sorgen Sie für eine transparente Kommunikation in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitenden, zu dem Arbeitsumfeld und den Arbeitsbedingungen Stellung zu nehmen. Dürfen diese ihre eigenen Vorschläge einbringen, steigert dies gleichzeitig die Motivation, eine vorgegebene Aufgabe wie geplant fertigzustellen.

Optimieren der Personalplanung

Da Sie als Arbeitgeber bei einer frühzeitigen Planung des Personaleinsatzes nicht alle Ereignisse voraussehen können, haben Sie die Personalplanung für Ihr Unternehmen ständig im Blick. Fällt ein*e Mitarbeiter*in wegen einer längeren Erkrankung aus, optimieren Sie Ihre Personalplanung, indem Sie dessen Aufgabenbereich auf die Belegschaft verteilen. Alternativ beauftragen Sie eine Personaldienstleistung – wie z.B. Zenjob –, die Ihnen für die Überbrückung eines Personalengpasses Zeitarbeitnehmende zur Verfügung stellt.

Eine Gruppe von Leuten sitzt am Tischen und planen, um Personalmangel vorzubeugen.

Welche Möglichkeiten zur Überbrückung eines Personalengpasses stehen Ihnen zur Verfügung?

Damit Sie einen Personalengpass überbrücken und Ihre betrieblichen Ziele nicht aus dem Fokus verlieren, stehen Ihnen sowohl interne als auch externe Maßnahmen dafür zur Verfügung.

Interne Maßnahmen

Die internen Maßnahmen zur Überbrückung eines Personalengpasses beziehen sich darauf, dass Sie, wie der Name bereits verrät, interne Lösungen finden. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Belegschaft mit den Aufgaben betrauen, die ein*e Kolleg*in infolge einer Erkrankung oder Ähnlichem nicht mehr ausführen kann. Für die anderen Mitarbeitenden ist die zusätzliche Verrichtung von Aufgaben nicht selten mit der Leistung von Überstunden verbunden. Oft ist es auch erforderlich, dass die Kolleg*innen erst an einer Schulung teilnehmen, um sich ein notwendiges Wissen anzueignen.

Externe Maßnahmen

Suchen Sie außerhalb Ihres Unternehmens nach Maßnahmen, um einen Personalengpass zu überbrücken, beauftragen Sie eine Personalvermittlung – wie z. B. Zenjob – mit der Überlassung geeigneter Arbeitskräfte. Der Vorteil der Zeitarbeit besteht für Sie als Arbeitgeber*in darin, dass Sie auch in wirtschaftlichen Ausnahmesituationen Ihren Personaleinsatz koordinieren können und wettbewerbsfähig bleiben.

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Andere externe Maßnahmen zur Überbrückung eines Personalengpasses können das Outsourcing bestimmter Arbeitsbereiche oder eine Kooperation mit anderen Unternehmen bedeuten. Beim Outsourcing lagern Sie bestimmte Tätigkeitsbereiche – z. B. die Logistikdienstleistungen – an einen entsprechenden Dienstleistenden ab. Entscheiden Sie sich für eine Kooperation, profitieren Sie davon, dass Ihnen weitere Arbeitskräfte für die Erledigung wichtiger Arbeitsbereiche zur Seite stehen.

Eine Frau hat ein klärendes Gespräch mit einer anderen Person. Was tun bei Personalmangel

Lösungsansätze zur Vorbeugung von Personalmangel

Einen Personalmangel verhindern Sie, indem Sie eine vorausschauende Personalpolitik in Ihrem Unternehmen einführen. Dies ist ein wichtiger Faktor, wenn Sie in Ihrem Unternehmen Fachkräfte mit bestimmten Qualifikationen einsetzen.

Bei der Planung einer innovativen Personalpolitik steht noch ein weiterer Aspekt im Vordergrund. Damit Sie langfristig von qualifizierten Mitarbeitenden profitieren können, achten Sie darauf, dass diese sich in den Betriebsablauf einfügen und im besten Fall mit Ihrer Unternehmensphilosophie identifizieren. Dies ist die beste Voraussetzung für eine langjährige Mitarbeitendenbindung.

Maßnahmen zur Mitarbeitendenbindung und Steigerung der Motivation

Der beste Weg, einem Personalmangel vorzubeugen, ist die Mitarbeitendenbindung. Können Sie die Motivation der Menschen in Ihrem Unternehmen steigern und qualifizierte Führungskräfte dauerhaft binden, unterstützen Sie den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.

Eine langfristige Mitarbeitendenbindung erreichen Sie z. B. mit den folgenden Maßnahmen:

  • Entwickeln Sie flexible Arbeitszeitmodelle, um einen besseren Ausgleich der Work-Life-Balance Ihrer Belegschaft zu unterstützen.
  • Öfter ein Lob oder Anerkennung durch eine vorgesetzte Führungskraft führen dazu, dass sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen. Dies hat zur Folge, dass sie sich weiter engagieren.
  • Mit den Möglichkeiten zur Altersteilzeit halten Sie die Kollegschaft länger im Unternehmen, die sich in absehbarer Zeit in den Ruhestand verabschieden.
  • Soweit es Ihr Betrieb zulässt, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden auch im Homeoffice zu arbeiten. Hierdurch wird die Kollegschaft nicht nur flexibler, sondern auch verantwortungsbewusster.
  • Sorgen Sie für ein angenehmes Betriebsklima und führen beziehungsweise  installieren Sie ein funktionierendes Konfliktmanagement.
  • Mit einem Betriebskindergarten unterstützen Sie die Eltern, die sich nach der Geburt des Kindes wieder für Ihr Unternehmen engagieren möchten.

Investition in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden

Viele Unternehmen profitieren von dem Fachwissen, das Ihre Mitarbeitenden mitbringen. Neuartige Technologien, eine andere Gesetzgebung oder der Druck der Konkurrenz fordern, dass dieses Fachwissen erhalten bleibt und regelmäßig ausgebaut werden sollte. Deshalb ist es wichtig, dass sich Ihre Belegschaft permanent weiterbildet. Hiermit unterstützen Sie gleichzeitig die Wünsche und Bedürfnisse Ihres Personals. Sorgen Sie anschließend mit Benefits oder anderen arbeitnehmerfreundlichen Vorteilen für eine langfristige Mitarbeitendenbindung, investieren Sie mit jeder Förderung einer Weiterbildung in Ihre eigene Zukunft.

Eine Gruppe von Personen macht eine Weiterbildung an einem Tisch.

Wie sieht eine strategische Personalplanung aus?

Eine strategische Personalplanung setzt sich aus den folgenden Einzelbestandteilen zusammen:

  • Personalbestandsplanung
  • Personalbedarfsplanung
  • Personalentwicklung
  • Personalbeschaffung
  • Personalfreisetzungsplanung

Personalbestandsplanung

Im Rahmen der Personalbestandsplanung ermitteln Sie, welches Personal Sie in diesem Augenblick unterstützt. Das Ergebnis entspricht dem personellen Ist-Zustand Ihres Unternehmens.

Personalbedarfsplanung

Aufbauend auf der Personalbestandsplanung folgt die Personalbedarfsplanung. Hier ermitteln Sie, welche zusätzlichen Arbeitskräfte Sie benötigen, um Ihre betrieblichen Ziele zu erreichen.

Personalentwicklung

Die Entwicklung Ihres Personals fördern Sie mit Weiterbildungen und internen Schulungen.

Personalbeschaffung

Damit Sie Ihre Personalplanung aufrechterhalten, beziehen Sie die Personalbeschaffung in Ihre Überlegungen ein. Die Personalbeschaffung organisieren Sie intern oder extern. So wenden Sie sich z. B. an eine Personalvermittlung, die Ihnen bei einem kurzfristigen Personalengpass die richtigen Mitarbeitenden zur Verfügung stellt.

Personalfreisetzungsplanung

Letztlich müssen Sie für eine strategische Personalplanung auch die Personalfreisetzungsplanung in Ihren Fokus aufnehmen. Dies bedeutet, dass Sie rechtzeitig einem Personalüberhang oder Überkapazitäten entgegenwirken. Hierzu ist es notwendig, dass Sie Mitarbeiter*innen freisetzen. Dies muss nicht in jedem Fall mit der Kündigung verbunden sein. Neben der Kündigung gibt es Alternativen zur Personalfreisetzungsplanung: Dazu gehören die Umplatzierung oder interne Versetzung von Mitarbeitenden, Arbeitszeitreduzierung oder Kurzarbeit, natürliche Fluktuation, freiwillige Vereinbarungen wie Frühverrentungspakete und Qualifizierungs- und Umschulungsprogramme. Diese Optionen ermöglichen es, den Personalüberhang oder Überkapazitäten zu reduzieren, ohne zwangsläufig auf Kündigungen zurückzugreifen. Die Wahl der geeigneten Maßnahmen hängt jedoch von Unternehmensfaktoren und dem spezifischen Personalmangel ab.

Personen reichen sich die Hände als Team.

Fazit

Ein Personalmangel bedeutet für Ihr Unternehmen, dass Sie weniger Mitarbeitende beschäftigen als Sie für die Erfüllung Ihrer betrieblichen Ziele benötigen. Darum ist es sinnvoll, einem solchen Defizit rechtzeitig entgegenzuwirken. Hierzu nutzen Sie auf der einen Seite eine solide Personalplanung, bei der Sie den Personalmangel mit internen Lösungen vermeiden.

Auf der anderen Seite stehen Ihnen auch Personaldienstleistende zur Seite, die Ihnen zum richtigen Zeitpunkt fachlich versiertes Personal beschaffen.

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