Personalbedarfsplanung: So ermitteln Sie den Personalbedarf für Ihr Unternehmen

Die Personalbedarfsplanung ist ein Instrument, mit dem Sie den Personalbedarf in Ihrem Unternehmen ermitteln. Die Personalbedarfsplanung ermöglicht die Sicherstellung der Erfüllung Ihrer Arbeitsaufträge, durch die optimale Verfügbarkeit von benötigen Arbeitskräften. Damit Sie dies zielführend umsetzen, ist es von Vorteil, wenn Sie sich flexibel an die Veränderungen des Arbeitsmarktes anpassen können.

Was bedeutet Personalbedarfsplanung?

Personalbedarfsplanung bedeutet, dass Sie Maßnahmen konzipieren und Techniken anwenden, um den Bedarf des Personals an das zu erfüllende Arbeitspensum anzupassen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie die benötigten Arbeitskräfte jederzeit zur Verfügung haben.

Eine wichtige Unterscheidung nehmen Sie in der Personalbedarfsplanung vor, wenn Sie den quantitativen Bedarf vom qualitativen Bedarf abgrenzen.
Der quantitative Bedarf zeigt Ihnen, wie viele Mitarbeitende Sie benötigen, um eine Aufgabe innerhalb einer vorgegebenen Zeit zu ermitteln. Sie wenden die quantitative Personalbedarfsermittlung an, um eine passende Strategie für die Erreichung Ihrer Unternehmensziele zu entwickeln. Haben Sie zu wenig Personal, rekrutieren Sie neue Mitarbeiter*innen. Verzeichnet Ihr Unternehmen einen Personalüberschuss, denken Sie über einen Personalabbau nach.

Bei der Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs stehen die Qualifikationen der Mitarbeitenden in Ihrem Fokus. Ausgehend von Ihren Unternehmenszielen fragen Sie sich, welche Anforderungen das Personal vorweisen muss, um die gestellten Aufgaben zu lösen.

Die Personalbedarfsermittlung: Ein wichtiger Grundstein der Personalbedarfsplanung

Um den Einsatz Ihrer Mitarbeiter*innen entsprechend den gestellten Anforderungen zu planen, führen Sie eine Personalbedarfsermittlung durch. Hierzu erstellen Sie eine Personalbedarfsprognose und berücksichtigen dabei die quantitativen und qualitativen Aspekte der Personalbedarfsberechnung. Im Ergebnis erzielen Sie die optimale Personalbedarfsdeckung.

Relevante Faktoren der Personalbedarfsermittlung

Als Erstes identifizieren Sie die Faktoren, die bei der Personalbedarfsermittlung für Ihr Unternehmen relevant sind. Wichtig ist, dass Sie Ihre Unternehmensziele und die damit verbundenen Entscheidungen in die Analyse einbeziehen.

Eine Entscheidung, die auch den Personalbestand und die Personalbedarfsermittlung betrifft, bezieht sich auf die Produktionsmethode. Je nachdem, welcher Betriebsablauf in Ihrem Unternehmen gilt oder welches Fertigungsverfahren Sie anwenden, benötigen Sie an der passenden Stelle die richtigen Arbeitskräfte. Da Sie Ihren Bedarf an Personal, abgleitet von der Personalbedarfsplanung, solide finanzieren müssen, spielt auch das Unternehmenskapital, einschließlich des Kapitals, das für die Aufrechterhaltung des Personalbestands erforderlich ist, eine entscheidende Rolle. Hierzu zählt zum Beispiel die Stellung eines Firmenwagens oder Bonuszahlungen.
Zu den weiteren Faktoren gehört die Personalzusammensetzung. Hier klären Sie zum Beispiel Ihre Unternehmenshierarchien, um sicherzustellen, dass der Personalbestand angemessen verteilt und organisiert ist: Also Faktoren wie den geeigneten Kommunikationsaustausch oder wie viele Mitarbeiter*innen einer übergeordneten Führungskraft unterstehen, damit die Informationen ungefiltert bei den richtigen Adressaten ankommen.

Erstellung einer Personalbedarfsprognose

Aufbauend auf den Faktoren, die für Ihre Personalbedarfsermittlung relevant sind, erstellen Sie eine Personalbedarfsprognose. Hiermit ermitteln Sie den Bedarf des Personals, den Sie in Zukunft benötigen.

So ermitteln Sie den optimalen Personalbedarf

Die Personalbedarfsermittlung unterstützt Sie bei der Planung des optimalen Personalbedarfs. Denn hiermit legen Sie im Voraus fest, wie viele Mitarbeitende Sie benötigen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Diese Ermittlung hilft auch bei der Fragestellung nach den benötigten Qualifikationen, die neu erworbene Arbeitskräfte erfüllen müssen, um die Aufgaben leistungsgerecht zu erledigen.

Quantitative Bedarfsermittlung

Ausgangspunkt der quantitativen Personalbedarfsermittlung ist der Einsatzbedarf, den Ihr Unternehmen benötigt. Den Einsatzbedarf ermitteln Sie mit der folgenden Formel:

Mit dem Verteilzeitfaktor kalkulieren Sie ein, dass eine Tätigkeit nicht immer so reibungslos abläuft, wie Sie es in Ihrer Planung vorgesehen haben. Hierzu gehören auch die Krankheitstage und die Urlaubstage, die einer termingerechten Fertigstellung der Arbeit entgegenstehen. Bei der Festlegung des Zeitfaktors ist es möglich, dass Sie diesen auf die Tätigkeit eines einzelnen Mitarbeiters oder einer einzelnen Mitarbeiterin beziehen. Für die Ermittlung wenden Sie die folgende Formel an:

Damit Sie bei einem längeren Ausfall Ihres Personals die Arbeit sicherstellen können, planen Sie ein, dass Sie zusätzliche Arbeitskräfte beschäftigen. Auf diese Weise gewährleisten Sie, dass die Arbeitsprozesse wie gewohnt weiterlaufen und die Struktur Ihres Unternehmens erhalten bleibt. Für die Planung des Reservebedarfs legen Sie die folgende Berechnungsformel zugrunde:

Eine weitere Größe bei der Ermittlung des Personalbedarfs ist der Bruttopersonalbedarf. Dieser entspricht dem gesamten Personalbedarf, den Ihr Unternehmen benötigt. Dies bedeutet, dass der reguläre Einsatzbedarf um den Reservebedarf ergänzt wird:

Weil der Bruttopersonalbedarf in der Regel von dem tatsächlich beschäftigten Personal abweicht, ermitteln Sie mit dem Nettopersonalbedarf, den Bedarf an Personal, den Sie eigentlich benötigen. Der Nettopersonalbedarf ergibt sich aus der folgenden Rechnung:

Qualitative Bedarfsermittlung

Neben der quantitativen Personalbedarfsermittlung dürfen Sie nicht die qualitative Ermittlung Ihres Bedarfs an Personal vernachlässigen. Denn Ihnen kommt es nicht allein darauf an, dass Sie eine bestimmte Anzahl von Arbeitnehmenden beschäftigen. Ihnen ist auch wichtig, dass die Belegschaft über die notwendigen Qualifikationen verfügt. Dies ermitteln Sie mit der Personalplanung.

Sie starten mit einer Analyse der Anforderungen, die Ihre Belegschaft erfüllt, damit die anfallenden Aufgaben zur Zufriedenheit Ihrer Auftraggeber*innen ausgeführt werden können. Hierbei beziehen Sie die Kenntnisse ein, die Ihr vorhandenes Personal mitbringt. Bevor Sie sich dazu entscheiden, prüfen Sie, inwieweit Sie die Fähigkeiten und das Wissen mit Seminaren oder anderen Fortbildungen unterstützen können.

Kalkulieren Sie bei der Personalplanung ein, dass sich das Wissen Ihrer Mitarbeitenden auch an die Veränderungen des Marktes anpassen muss. Neue Technologien, geänderte gesetzliche Vorgaben oder innovativere Fertigungsverfahren fordern, dass sie von einer fachlich versierten Belegschaft zielführend umgesetzt werden.

Zum Abschluss der Personalplanung erstellen Sie ein Anforderungsprofil, aus dem die Qualifikationen hervorgehen, über die Ihre neuen Mitarbeiterinnen verfügen müssen.

Welche Personalbeschaffungsstrategien setzen Sie in Ihrem Unternehmen ein?

Die Personalbeschaffung baut auf der Personalbedarfsermittlung auf. Hier stehen Ihnen neben internen auch die externen Strategien der Personalbeschaffung zur Verfügung.

Interne Strategien zur Personalbeschaffung

Interne Personalbeschaffung bedeutet, dass Sie eine frei werdende Stelle oder ein neues Aufgabengebiet mit einer Arbeitskraft aus Ihrem Unternehmen betrauen. Dies birgt den Vorteil, dass Sie keine Kosten bei der Suche und Auswahl von Bewerbenden investieren müssen. Außerdem können Sie sicher sein, dass eine Arbeitskraft aus den eigenen Reihen bereits mit der Unternehmenskultur vertraut ist.

Externe Strategien zur Personalbeschaffung

Wenden Sie die externen Strategien der Personalbeschaffung an, schauen Sie sich auf einem entsprechenden Online-Portal um oder beauftragen Sie einen Personaldienstleister wie Zenjob mit der Suche nach dem geeigneten Personal.

Mit der externen Personalbeschaffung sind für Sie die folgenden Vorteile verbunden:

• Ihnen steht umgehend Personal zur Verfügung, wenn sie es brauchen.
• Sie haben Zugriff auf einen großen Bewerberpool.
• Es besteht eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass ausgewählte Kandidat*innen dem Anforderungsprofil der Stelle entsprechen
• Sie können dem Anspruch an Diversität schneller gerecht werden.

Instrumente der Personalbedarfssteuerung

Bei einer optimalen Personalbedarfsplanung kommt es darauf an, den Personalbedarf in eine ideale Richtung zu lenken und die Überlastung des Personals bei Auftragsspitzen zu vermeiden. Hierfür stehen Ihnen mit den Arbeitszeitmodellen und der Arbeitsorganisation zwei Instrumente zur Verfügung:

Mit der Arbeitsorganisation gestalten Sie Ihren internen Betriebsablauf. Dabei haben Sie sowohl die Arbeitsorganisation des gesamten Unternehmens als auch die Anordnung des einzelnen Arbeitsplatzes im Blick. Die Maßnahmen, die Sie hier anwenden, betreffen die Art der Arbeit, den Umfang der Tätigkeit und die Bedingungen, die Sie für ein strukturiertes Arbeiten ermöglichen müssen.

Beziehen Sie Arbeitszeitmodelle in die Personalbedarfssteuerung ein, verabreden Sie mit Ihrer Belegschaft ein bestimmtes Modell, das sich auf die Arbeitszeit bezieht. Wie zum Beispiel die Gleitarbeitszeit oder die Schichtarbeitszeit.

Potenzielle Maßnahmen zur Reduzierung des Personalbedarfs

Ein wesentlicher Aspekt der Personalbedarfsplanung sind die Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Personalbedarf reduzieren. Hier kommen insbesondere das Outsourcing oder die Automatisierung von betrieblichen Prozessen in Betracht.

Outsourcing

Outsourcing bei der Personalbedarfsplanung bedeutet, dass Sie bestimmte Tätigkeiten oder komplette Unternehmensbereiche, wie zum Beispiel das Marketing oder die Logistikabteilung, an ein anderes Unternehmen auslagern. Die mit diesen Bereichen verbundenen Tätigkeiten übernimmt nun das beauftragte Dienstleistungsunternehmen. Über den geleisteten Aufwand erhalten Sie eine Rechnung.
Mit dem Outsourcing Ihres Personals sind die folgenden Vor- und Nachteile verbunden:

Vorteile

• Ihr Unternehmen agiert kostensparender und effizienter.
• Ihre betriebliche Organisation ist flexibler, weil die ausgelagerten Leistungen kurzfristig angefordert werden können.
• Sie reduzieren Ihre Personalkosten: Dies bezieht sich insbesondere auf die variablen Lohnkosten, da Sie die Leistungen für einen vereinbarten Zeitraum anfordern.
• Sie steigern die Qualität Ihrer Produkte und Ihres Unternehmensimages, weil Sie sich auf die wesentlichen Punkte konzentrieren.

Nachteile

• Mit dem Outsourcing ist ein hoher Kommunikationsaufwand verbunden.
• Sie machen sich von externen Dienstleistenden abhängig.
• Es ist eventuell ein neuer Umgang mit sensiblen Daten im Unternehmen nötig, wenn Sie mit externen Dienstleiter*innen arbeiten.
• Die Motivation der eigenen Mitarbeitenden sinkt möglicherweise.
• Es ist möglich, dass die Stammbelegschaft durch Outsourcing ersetzt und somit entlassen werden muss.

Automatisierung

Mit der Automatisierung optimieren Sie die betrieblichen Abläufe und die Produktionsprozesse. Die Automatisierung bringt Ihnen den Nutzen, dass Sie weniger Personal einsetzen und die Personalbedarfsplanung flexibler gestalten können.

Fazit

Die Personalbedarfsplanung spielt für jedes Unternehmen, das Mitarbeiter*innen beschäftigt, eine wesentliche Rolle. Denn hier legen Sie fest, wie viel Personal Sie benötigen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Beachten Sie, dass sich die quantitative Personalbedarfsplanung von der qualitativen Personalbedarfsplanung unterscheidet. Haben Sie beide Faktoren ermittelt, gehen Sie zur Personalbeschaffung über.