Abmahnung: Darauf müssen Sie als Arbeitgeber achten

Niemand macht es gerne, doch manchmal muss es sein: Abmahnungen aussprechen. Das Thema ist keines, mit dem sich Arbeitgeber*innen gerne beschäftigen, schließlich arbeitet jeder am liebsten mit zuverlässigen und vertrauenswürdigen Mitarbeiterinnen zusammen. Doch manchmal kommt man um eine offizielle Warnung nicht herum.

Wenn eine Mitarbeiter*in gegen Pflichten des Arbeitsvertrages verstößt, müssen Sie reagieren und den Mitarbeiter über sein Fehlverhalten informieren. Eine Anmahnung weist aber nicht nur auf das Fehlverhalten hin, sondern warnt auch vor den möglichen Konsequenzen einer Kündigung. Doch was muss in einer Abmahnung stehen, damit sie im Zweifelsfall rechtsgültig ist? Welche Fristen müssen Arbeitgeber einhalten und wann darf einer Abmahnung die Kündigung folgen? Wir bringen Licht ins Dunkel!

Was ist der Sinn einer Abmahnung?

Eine Abmahnung ist die Reaktion auf das Fehlverhalten eines Arbeitnehmers. Einerseits soll der Mitarbeiter so gewarnt werden, dass bei weiteren Verstößen gegen den Arbeitsvertrag eine Kündigung folgen kann, andererseits ist eine Abmahnung die laut Arbeitsrecht notwendige Voraussetzung für eine durch Fehlverhalten bedingte Kündigung. Sie erfüllt also mehrere Funktionen.

Funktionen:

• Dokumentation: Festhalten eines Pflichtverstoßes
• Hinweis: Aufzeigen eines nicht duldbaren Verhaltens
• Warnung: Warnung vor bzw. Ankündigung der Kündigung bei Wiederholung

Welche Gründe gibt es für eine Abmahnung?

Beim Fehlerverhalten einer Mitarbeiter*in müssen Sie als Arbeitgeber*in entscheiden, ob diese zur Abmahnung führt. Allgemein gesprochen ist eine Abmahnung dann der richtige Schritt, wenn der/die Mitarbeiter*in eine Vertragsverletzung begeht, Sie aber trotzdem an einer Weiterführung des Arbeitsverhältnisses interessiert ist. Der Mitarbeiter muss dabei eine konkrete Verletzung der Vertragspflicht begangen haben. Eine unbedachte Äußerung, die dem Arbeitgeber zwar missfällt, aber nicht gegen arbeitsrechtliche Pflichten verstößt, ist hingegen kein Grund zur Abmahnung. Wenn das Vertrauensverhältnis allerdings so nachhaltig zerstört ist, dass die Fortführung eines Arbeitsverhältnisses nicht möglich ist, etwa bei Körperverletzung oder schwerem Diebstahl, kann eine fristlose Kündigung angebracht sein.

Typische Abmahnungsgründe:

• unzulässiger Alkoholgenuss
• Arbeitsverweigerung
• Verspätungen oder unentschuldigtes Fernbleiben von der Arbeit
• Verletzung der Anzeige- und Nachweispflichten bei Krankheit
• Diebstahl

Formalitäten: Frist und Form bei Abmahnungen

Eine Frist zum Ausspruch der Abmahnung oder eine Verjährungsfrist gibt es nicht. Rein rechtlich gibt es also keinen bestimmten Zeitpunkt, an dem eine Abmahnung unwirksam wäre. Klar ist aber auch, dass eine Abmahnung nur dann als Warnung wahrgenommen wird, wenn sie kurz nach dem betreffenden Vorfall folgt.

Eine Abmahnung muss nicht zwangsläufig in schriftlicher Form erfolgen. Theoretisch kann auch mündlich und damit formlos abgemahnt werden. Aus der Sicht der Arbeitgeber*innen macht es aber Sinn, sich der Schriftform zu bedienen und sich den Erhalt bestätigen zu lassen. Falls der Fall ein Kündigungsverfahren nach sich ziehen sollte, können Sie so nachweisen, dass der/die Arbeitnehmer*in eine Abmahnung bekommen hat und somit entsprechend vorgewarnt war.

Inhalt: Was gehört in eine Abmahnung?

Vier Bestandteile:

• Konkrete Benennung des beanstandeten Verhaltens
• Beanstandung der Pflichtverletzung
• Eindringliche Aufforderung zu künftigen Unterlassung
• Androhung konkreter arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Wiederholungsfall

Wichtig bei einer Abmahnung ist es, dass das Fehlverhalten konkret benannt wird. Statt pauschaler, allgemeingültiger Formulierungen muss der spezifische Vorfall benannt werden. Bei einer Verspätung sollte etwa der genaue Tag und die genaue Verspätung genannt sein. Bei Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht muss genau belegt sein, gegen welche Vorschrift der Betroffene verstoßen hat. Dem Beschuldigten muss klar sein, was ihm im Detail vorgeworfen wird.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Wenn der/die Mitarbeiter*in das Fehlverhalten wiederholt, ist eine Kündigung manchmal unerlässlich. Doch wie viele Abmahnungen sind nötig, um eine Mitarbeiter*in kündigen zu dürfen? Eine eindeutige Antwort gibt es auf diese Frage nicht.

Um dem Mitarbeiter die Schwere der Abmahnung zu verdeutlichen, ist es wichtig, die Mahnung entsprechend eindringlich zu formulieren. Es muss klar sein, dass weitere Verfehlungen endgültig zur Kündigung führen werden.

Gründe der Abmahnung und Kündigung

Hat der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter wegen eines bestimmten Falles abgemahnt, kann er diesen nicht wegen derselben Sache kündigen. Mit der Abmahnung ist der konkrete Fall abgegolten. Erst wenn der Arbeitnehmer sein Fehlverhalten wiederholt, kann in der Folge eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden.

Wenn der Mitarbeiter allerdings wegen Zuspätkommens abgemahnt wird, kann er nicht wegen eines Verstoßes gegen die Verschwiegenheitspflicht gekündigt werden. Dafür muss zunächst eine weitere Abmahnung erfolgen.

Klar ist: Unzuverlässige Mitarbeitende wünscht sich keine Arbeitgeber*in. Doch eine Abmahnung muss nicht zwangsläufig in einer Kündigung enden. Manchmal kann eine offizielle Verwarnung auch wahre Wunder wirken. Wenn sie als Warnung begriffen wird, kann diese dem Mitarbeiter den Ernst der Lage klar machen und eine gute Chance sein, dass Arbeitsverhältnis wieder in die richtige Bahn zu lenken.