De ontslagbrief – wat is een goede structuur?

door

Ontslagbrief schrijven

Wie een ontslagbrief schrijft, moet goed de basisregels en eisen in acht nemen. Je wilt bij het opzeggen van je baan tenslotte niet voor verrassingen komen te staan! Hieronder delen we met jou alles wat je moet weten voor een correcte en doeltreffende ontslagbrief met de juiste inhoud en structuur.

Structuur van het briefhoofd

Het briefhoofd van jouw opzeggingsbrief moet zowel het adres van de afzender, als dat van de ontvanger bevatten. Als de werkgever een groot bedrijf is, is het zinvol de verantwoordelijke afdeling in het adres op te nemen. Bovendien vermelden zeer grote bedrijven vaak een personeelsnummer, dat ook in de naam van de afzender moet worden opgenomen. Let op: de afzender wordt boven de ontvanger geplaatst.

Briefhoofd Ontslagbrief

Briefhoofd voor een duidelijke ontslagbrief

Datum

De datum in de rechterbovenhoek is van het grootste belang, omdat deze bepaalt wanneer jouw opzegtermijn precies ingaat. Om het bedrijf op tijd te verlaten, moet de opzegging op tijd zijn geschreven en vervolgens zijn ontvangen. Check dit dus even dubbel!

Onderwerp

Het onderwerp moet zinvol en duidelijk geformuleerd zijn. Elk officieel document heeft een eigen onderwerp nodig. In het beste geval gebruik je hier “kennisgeving ontslag”. Het is raadzaam om kort te vermelden dat je je dienstverband met het bedrijf beëindigt.

Tip: je kunt de typische W-vragen hiervoor gebruiken als leidraad voor wat zinvol is voor een zinvolle onderwerpregel:

  • Wat? – Beëindiging van het dienstverband
  • Aan wie? …aan ‘Voorbeeldbedrijf B.V.’
  • Wanneer? – ……zo snel mogelijk (maar dit is optioneel)

Geadresseerde

De geadresseerde van de ontslagbrief moet ook duidelijk worden vermeld. Een algemene aanspreekvorm zoals “Geachte heer of mevrouw” is dus niet geschikt. Je kunt je het best persoonlijk richten tot de verantwoordelijke (je manager of baas) of iemand van de HR-afdeling.

Kennisgeving van beëindiging dienstverband

Dit is het belangrijkste onderdeel van de hele ontslagbrief en moet duidelijk jouw voornemen tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst vermelden. Schrijf hier nooit in vage of omslachtige taal (“Ik zou graag ontslag nemen”), maar wees helder in je communicatie (“Ik neem hierbij ontslag.”) en geef ook een ontslagdatum.

Voorbeelden:

  • “Hierbij beëindig ik de bestaande arbeidsrelatie met inachtneming van mijn opzegtermijn, met ingang van Datum invoegen.”
  • “Hierbij beëindig ik de bestaande arbeidsovereenkomst met ingang van de eerst mogelijke datum.”

Je kunt het zekere voor het onzekere nemen als je de datum van opzegging zelf opschrijft. In het geval van een gewoon ontslag hoeft je jouw ontslag niet te motiveren. Dit is geheel vrijwillig. Als je toch een reden wilt opgeven, onthoud dan dat dit niet het juiste moment om met je werkgever af te rekenen. Als reden voor ontslag kunnen neutrale verklaringen worden gegeven, zoals:

  • “Ik heb besloten de arbeidsrelatie te beëindigen om professionele redenen”.
  • “Bij gebrek aan perspectieven voor verdere ontwikkeling, heb ik besloten van loopbaan te veranderen.”
  • “Helaas komen mijn taken niet overeen met mijn verwachtingen, en daarom wil ik graag een nieuw carrièrepad bewandelen.”

Als je een goede relatie had met je werkgever, is er niets mis mee om je manager te bedanken in je ontslagbrief. Contact onderhouden, en een groot netwerk opbouwen, is voor veel werknemers hartstikke zinvol. Daarom raden we je aan om een kort bedankje zoals:

  • “Ik wil u bedanken voor de goede samenwerking en de ervaring die ik bij het bedrijf heb kunnen opdoen. Ik wens alleen het beste voor de toekomst.”
  • “Ik heb veel technische dingen kunnen leren bij … en heb prachtige ervaringen opgedaan. Ik wil u bedanken voor deze samenwerking.”

bij te voegen.

We raden je ook aan om bij het indienen van je ontslagbrief een verzoek om een ontvangstbevestiging toe te voegen. De datum van ontvangst verzekert jou ervan dat de opzeggingstermijn naar behoren in acht is genomen en dat je het bedrijf op de datum van vertrek stipt kunt verlaten. Dit kun je gemakkelijk doen door het volgende op te nemen in je brief:

  • “Hierbij verzoek ik u mij ook een schriftelijke ontvangstbevestiging van de opzegging te sturen.”

In een kleinere onderneming kun je ook gewoon even naar de HR-manager gaan voor de ontvangstbevestiging.

Verzoeken om een referentie

Speciale verzoeken, zoals een verzoek om een referentie of een aanbevelingsbrief, die tegenwoordig populair zijn voor op LinkedIn of andere banenplatforms, moeten in de laatste alinea van de aanbevelingsbrief staan. Iedere werknemer heeft recht op een gekwalificeerde referentie (ook als de voor de werkgever vereiste prestaties niet zijn geleverd). Tip: aangezien een dergelijk document gewoonlijk enige tijd vergt, is het zinvol er meteen bij de ontslagbrief om al te vragen. Werk je in de creatieve sector, vergeet dan niet om jouw portfolio te laten opnemen in het getuigschrift.

Aanhef en ondertekening

Elke ontslagbrief moet met de hand worden ondertekend om rechtsgeldig te zijn. Gebruik dus geen potlood, want dat is makkelijk uit te gummen! De eenvoudigste begroetingen zijn de klassieke “Met vriendelijke groet” of “Hoogachtend”.

Nu kun je gemakkelijk jouw eigen ontslagbrief indienen. Dit ontslagbrief voorbeeld geeft je de correcte structuur en opbouw die met rechtsgevolgen kan worden ingediend. Maar let op: een schriftelijk ingediende opzegging kan niet zomaar worden geannuleerd Als je dus niet zeker bent (bijvoorbeeld als de nieuwe werkgever het contract nog niet heeft ondertekend), moet je wachten, maar kun je altijd een gesprek aanvragen bij HR. Als de opzegtermijn erg lang is, is er ook altijd de mogelijkheid om een beëindigingsovereenkomst te laten opstellen.

Zurück zur ÜbersichtBlog Werkomgeving
0 reacties